Pentingnya Segregation of Duties dalam Fungsi Keuangan Perusahaan

Pemisahan tugas atau Segregation of Duties (SoD) adalah salah satu prinsip dasar dalam sistem pengendalian internal perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengurangi risiko kecurangan, kesalahan, dan penyalahgunaan wewenang. Dalam konteks fungsi keuangan, pemisahan tugas sangat krusial karena berkaitan langsung dengan pengelolaan aset perusahaan. Tanpa pemisahan tugas yang baik, satu individu bisa memiliki kontrol penuh atas proses keuangan dari awal hingga akhir. Hal ini menciptakan peluang besar untuk manipulasi data, penggelapan dana, atau penyalahgunaan aset tanpa terdeteksi.

Tiga Pilar Utama Fungsi Keuangan yang Harus Dipisahkan

Menurut Arens et al. (2020), dalam sistem keuangan yang sehat, terdapat tiga fungsi utama yang harus dipisahkan (segregation of duties) untuk mencegah kecurangan dan kesalahan, yaitu otorisasi, pencatatan, dan kustodi aset. Pemisahan ini merupakan prinsip dasar pengendalian internal yang efektif.

1. Otorisasi Transaksi
   Proses menyetujui transaksi seperti pembayaran dan pembelian, dan sebaiknya dilakukan oleh pihak manajerial atau pemilik wewenang
2. Pencatatan Transaksi
   Input data transaksi ke dalam sistem keuangan dan rekonsiliasi informasi, yang umumnya menjadi tanggung jawab staf akuntansi.
3. Kustodi Aset
   Pengelolaan langsung atas aset fisik seperti kas, cek, stok, atau kendaraan operasional, biasanya dilakukan oleh kasir atau petugas gudang.

Ketika satu individu mengerjakan lebih dari satu fungsi ini, risiko manipulasi atau kesalahan meningkat karena tidak ada proses saling kontrol yang berjalan. Oleh karena itu, pemisahan tugas ini menjadi prinsip dasar dalam pengendalian internal perusahaan, baik besar maupun kecil.

Tantangan dalam Menerapkan Segregation of Duties

Meskipun penting, menerapkan Segregation of Duties tidak selalu mudah, terutama dalam bisnis skala kecil hingga menengah. Beberapa kendala yang umum dihadapi perusahaan antara lain:

1. Jumlah Sumber Daya Manusia Terbatas
   Perusahaan dengan jumlah staf terbatas sering kali harus merangkapkan beberapa fungsi penting kepada satu orang. Ini memperbesar risiko ketidakterdeteksinya kesalahan atau fraud.
2. Struktur Organisasi Belum Matang
   Tanpa struktur organisasi yang jelas, pembagian tugas menjadi tidak tegas dan tanggung jawab karyawan bisa tumpang tindih.
3. Ketiadaan Prosedur dan SOP Tertulis
   Ketika tidak ada prosedur formal, karyawan akan bekerja berdasarkan kebiasaan, bukan aturan yang terdokumentasi. Ini menyulitkan proses pengendalian dan evaluasi.
4. Fokus pada Operasional, Bukan Pengendalian
   Banyak perusahaan lebih mementingkan kelancaran operasional daripada kontrol internal. Misalnya, di divisi logistik, seorang staf diberi wewenang sekaligus untuk memproses pesanan pembelian, menerima barang, dan mencatat persediaan agar proses berjalan cepat. Namun, hilangnya pemisahan tugas ini meningkatkan risiko penyimpangan stok atau penyelewengan pembelian tanpa terdeteksi.
5. Kurangnya Kesadaran Manajemen
   Pemilik usaha atau pimpinan kadang menilai bahwa kontrol internal hanya penting di perusahaan besar, padahal usaha kecil juga sangat rentan terhadap fraud internal.Coba evaluasi apakah tantangan diatas juga dirasakan pada bisnis Anda?

Peran Strategis Konsultan Manajemen

Berikut cara konsultan manajemen membantu perusahaan mengatasi masalah ini dengan solusi praktis:

1. Analisis Risiko dan Pemetaan Proses
   Konsultan membantu memetakan alur kerja yang ada dan mengidentifikasi titik-titik kritis yang membutuhkan pemisahan peran.
2. Desain Struktur Organisasi yang Efisien
   Meskipun dengan staf terbatas, penting untuk menyusun struktur kerja yang tetap memisahkan fungsi kunci, atau menjalankan kontrol pengganti seperti review berkala atau rotasi tugas.
3. Penyusunan SOP dan Manual Kerja
   SOP penting untuk menjabarkan secara jelas siapa yang bertugas melakukan apa, dan bagaimana proses harus dijalankan. Ini menciptakan akuntabilitas dan transparansi.
4. Pelatihan dan Sosialisasi kepada Tim
   Konsultan juga berperan dalam memberikan pemahaman menyeluruh kepada tim agar seluruh karyawan memiliki kesadaran akan pentingnya kontrol internal.
5. Implementasi Sistem Informasi Akuntansi
   Sistem digital (misalnya aplikasi akuntansi atau ERP) bisa diatur agar akses dan otorisasi terbatas sesuai peran, sehingga pengendalian lebih efektif.

Baca juga: Profesi Akuntan: Siapa Mereka dan Apa yang Mereka Kerjakan?

PT Synergy Ultima Nobilus Sebagai Konsultan Manajemen

Sebagai konsultan yang menyatukan keahlian dalam bidang manajemen, akuntansi, dan pengembangan organisasi, PT Synergy Ultima Nobilus (PT SUN) juga menyediakan layanan berikut:

Pemetaan Talenta Karyawan

Didampingi oleh psikolog bersertifikat, kami membantu perusahaan memahami potensi dan kecocokan karyawan dengan peran masing-masing. Ini sangat penting dalam menyusun struktur organisasi yang efisien dan mengurangi risiko salah penempatan kerja. PT SUN sendiri telah menerapkan metode ini secara internal, salah satunya melalui program pelatihan ‘Who Am I’ yang berhasil mengoptimalkan penempatan tim berdasarkan potensi masing-masing.

Desain Struktur Organisasi dan SOP

Kami membantu perusahaan merancang struktur organisasi yang efisien dengan pembagian tugas jelas dan SOP yang praktis. Kami mulai dengan menganalisis alur kerja yang ada, kemudian menyusun struktur yang memisahkan fungsi kritis seperti otorisasi, pencatatan, dan pengelolaan aset – bahkan untuk tim kecil sekalipun. Bersama klien, kami mengembangkan SOP yang mudah dipahami dengan bahasa sederhana, meliputi: alur kerja harian, tanggung jawab tiap posisi, mekanisme approval, dan prosedur darurat. Hasilnya adalah sistem yang tidak hanya memenuhi prinsip pengendalian internal, tetapi juga mudah dijalankan oleh seluruh tim dalam operasional sehari-hari.

Evaluasi Kepatuhan dan Efektivitas Internal

Kami membantu melakukan peninjauan berkala terhadap proses kerja dan kontrol internal di berbagai divisi, untuk memastikan kesesuaian antara praktik di lapangan dengan kebijakan perusahaan dan prinsip tata kelola yang baik. Layanan ini termasuk opname kas, stok, piutang, dan aset lainnya, guna memastikan data yang tercatat sesuai dengan kondisi aktual. Laporan dan rekomendasi kami dapat menjadi dasar perbaikan berkelanjutan di berbagai lini operasional.

Implementasi Sistem Informasi Akuntansi

Kami membantu perusahaan yang masih menggunakan pencatatan manual untuk beralih ke sistem akuntansi digital yang mudah digunakan. Tim kami yang terdiri dari lulusan akuntansi terbaik memahami betul kebutuhan pembukuan bisnis, sehingga kami bisa memilihkan dan menerapkan sistem yang sesuai dengan ukuran perusahaan dan kompleksitas transaksi Anda.

Hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut.

Referensi:
Arens, A. A., Elder, R. J., & Beasley, M. S. (2020). Auditing and assurance services (16th ed.). Pearson.